Y sin darte cuenta, ya has empezado a andar para mejorar. Los grandes cambios no surgen de la noche a la mañana, nacen de pequeñas acciones realizadas con constancia y perseverancia que llevan a una evolución y mejora constante.
De origen japonés, kai significa “cambio” y zen puede traducirse como “mejor”.
Este concepto nació durante los años 50 y tras la II Guerra Mundial, cuando Japón pasó de ser un país agrícola a uno industrial y carecía de controles de calidad en el área de producción. De la combinación de la cultura milenaria japonesa y las influencias de estadísticos como el estadounidense Williams Edwards Dewing, surgió esta metodología ahora implementada en todo el mundo.
¡Hoy mejor que ayer, mañana mejor que hoy!Filosofía Kaizen
O cómo conseguir una mayor productividad y un mejor entorno laboral.
Esta es una herramienta que utilizó Toyota en los años 1960 para fomentar lugares de trabajo más
organizados, ordenados y limpios y tener así un impacto directo en la calidad del proceso de
producción.
Actualmente también se utiliza para identificar las imperfecciones dentro de una organización.
Decidir entre lo útil y lo inútil, tanto en nuestro espacio de trabajo, que nos permitirá movernos con más facilidad, como en los procesos organizacionales, identificando aquellos que son funcionales y aquellos que no.
Lo útil, para que sea más sencillo realizarlo o encontrarlo, y tomar decisiones sobre lo inútil. Aquí normalmente es cuando se identifican tiempos improductivos y pueden eliminarse.
Mantener el orden y la limpieza tanto a nivel de higiene personal como laboral, eliminando los residuos que podrían causar accidentes.
Una vez identificados los puntos de mejora establecer protocolos para que todos los miembros del equipo puedan integrarlos como una unidad e ir todos en la misma dirección.
Fomentar la autodisciplina, ya que este método requiere que se aplique de manera constante para ser realmente eficaz. Se nutre de la implicación de todos los miembros de la organización.
Y si estás buscando un poco de orden en tu vida personal, ¡este método puede darte las pautas para empezar tu hoja de ruta!
La constancia es la virtud por la cualArturo Graf, poeta y escritor italiano
todas las otras virtudes dan fruto
Los grandes cambios parecen motivadores, pero también pueden abrumarnos con
facilidad.
Cuando del gran ovillo empezamos a tirar de un hilo, cuando nos centramos en el siguiente paso
sin
obsesionarnos con el destino, el bloqueo inicial desaparece y nos allana el camino.
Esa palabra que tanto nos cuesta pronunciar y en la que nos dejamos atrapar, sobre todo cuando las tareas pendientes parecen muy complicadas y demandantes. Pero cuando aplicamos la metodología Kaizen, dividiendo esas tareas en unidades tan pequeñas que nos resulte imposible no hacerlas, llevarlas a cabo es mucho más llevadero y placentero.
La rueda se mueve si todos los engranajes giran a la vez.
Este método
implica a todos
los miembros del equipo, haciéndoles entender que no solo las pequeñas tareas asignadas son
claves para el
buen funcionamiento, también lo son las ideas que pueden aportar. Sentimiento de pertenencia y
compañerismo.
Una mayor planificación y organización en los procesos se traduce en empleados que pueden gestionar mejor su tiempo, sacarle el máximo provecho y sentir que son una parte esencial del equipo.
Cuando el cambio se convierte en un hábito. Al realizar esas pequeñas mejoras regulares que se adaptan a nuestro ritmo y posibilidades, las incorporamos de manera natural y las hacemos nuestras. No son flechazos pasajeros ni grandes actos efímeros, son compromisos que perduran en el tiempo.
Tu vida no mejora por casualidad,Jim Rohn, empresario y speaker
mejora por el cambio
No hay viaje sin destino, y para empezar a caminar necesitaremos decidir hacia qué
dirección.
Algunos de los temas podrían ser: la productividad, la calidad o la seguridad. Una vez elegido,
debe
definirse muy bien el objetivo, que tiene que estar alineado con los valores de la
empresa, y
comunicarse de manera muy clara a todas las partes implicadas.
Los compañeros de viaje son clave para emprender una andanza. Es importante crear un grupo de colaboradores que sean los responsables de implementar el método Kaizen. Los integrantes deben tener distintas habilidades para poder aportar el conocimiento y la experiencia de su área de trabajo: producción, ventas, recursos humanos... ¡Cuanta más diversidad, mejor adaptación!
Se designa un líder de grupo para no perder el norte. Este debe coordinar las reuniones, asegurarse de que se cumplen los compromisos y de informar del progreso.
En esta fase se trata de tomar perspectiva, recolectando los datos que nos permitan identificar con claridad en qué secciones, procesos o departamentos están los fallos de la organización. Es necesario verificar y contrastar la información con la gente involucrada para poder hacer un análisis correcto y fiable.
Acude al área donde se produce el problema. Da un paso atrás, sepárate del foco, respira y
observa. ¿Qué
ves?
Es el momento de verificar y contrastar los datos obtenidos en la fase previa con las
personas que
realmente trabajan en el área que se debe cuestionar. Aquí es donde las verdaderas
deficiencias
harán acto de presencia.
Y llega el momento de diseñar la ruta.
Lo mejor es empezar con una lluvia de
ideas, donde todos los miembros del equipo designado ofrecen posibles
soluciones a los
problemas identificados. Las acciones finalistas se registran en un plan muy detallado con
fechas,
descripción y personas encargadas de realizarlas.
Es importante no desviarse del rumbo marcado o podríamos perdernos.
Por eso, el equipo deberá realizar un seguimiento constante, con soporte gráfico y
estadístico, para
comprobar que se están aplicando los cambios acordados en las distintas áreas de
trabajo y ver si
estos son o no efectivos.
¡Ya hemos llegado! ¿Siguiente destino?
Una vez alcanzado nuestro objetivo aplicando los cambios acordados es momento de
registrar y
documentar todos los logros para ser capaces de replicarlo en otras áreas de
mejora. Este último
paso es crucial para aprovechar todos los aprendizajes adquiridos en el camino y poder crear
protocolos.
Algunos ejemplos sencillos para incorporar esta filosofía en el día a día laboral:
BUZÓN DE SUGERENCIAS
4 ojos ven más que 2. Y si vamos sumando ojos, ganamos en perspectiva. Fomentando la aportación al cambio por parte de cada miembro del equipo podremos identificar con mayor efectividad las áreas de mejora y las soluciones surgirán con mayor rapidez.
ESPACIO DE TRABAJO
Aquello de que en nuestro desorden está el orden, no es una excusa que nos vaya a servir con el método Kaizen. Tener un espacio de trabajo limpio ahorra tiempo de búsqueda, nos ofrece mayor superficie para trabajar y nos da paz visual. Las tareas del día a día parecen más livianas cuando nuestro entorno está despejado.
REDACCIÓN
Informes interminables, presentaciones con párrafos que ocupan toda la diapositiva… ¡Hay que coger las tijeras y podar sin miedo! Si un concepto se entiende con menos palabras será más fácil de comprender para el receptor final.
PRESENTACIÓN DE VENTAS
Una vez terminada la presentación, pregúntate: “Si yo fuera la audiencia, lo hubiera comprado?”. Revisa la duración de tus presentaciones, valora el atractivo visual, sintetiza los conceptos y analiza su efectividad si ya llevas algún tiempo ofreciendo el mismo discurso y sin ver los resultados esperados. Pide feedback a tu equipo antes de validar tu nueva presentación, siempre es bueno vernos desde fuera.
Como si del aleteo de una mariposa se tratara, todos los pequeños cambios pueden tener una gran repercusión no solo en mí, sino en el de al lado. El ser humano tiene un instinto innato de mejora constante, empecemos a andar hacia la vida que nos merecemos.
Descarga los 10 mandamientos del método Kaizen para aplicar la metodología en tu día a día.
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